Política de protección de datos personales

Reconocer a TRENDY SHOP BTA SAS  su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales  y a partir de allí definir la Política de Privacidad y de Protección de Datos Personales, en adelante la “Política”, que contenga los lineamientos generales para la adecuada recolección, almacenamiento, tratamiento, administración, transferencia, transmisión, protección y supresión de la información que se reciba de los titulares de datos personales o de terceros a través de los diferentes canales de recolección de datos que ha dispuesto en el desarrollo de sus operaciones administrativas, operativas y comerciales.

Para dar cumplimiento con el ordenamiento vigente se han adoptado los siguientes conceptos de la Ley 1581 de 2012, los cuales contribuyen con a dar alcance, interpretación y significado, y por tanto serán desarrollados y aplicados de forma integral como lo establece la normatividad.

i.Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

ii.Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

iii.Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo o documentos físicos en archivos, ya sean propios o contratados con terceros, localizados en el territorio nacional o en distintos países.

iv.Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

v.Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

vi.Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros.

vii.Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento de Datos Personales.

viii.Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Quien, para efectos de la presente Política, el responsable será TRENDY SHOP BTA SAS.

ix.Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento y las Personas Jurídicas, sea que estos ostenten la calidad de clientes, empleados, proveedores u otra clase de denominación frente a la empresa.

x.Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

xi.Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta de un único responsable.

xii.Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

En aplicación de la ley 1581 de 2012 mediante la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, en la presente política se aplicarán de manera integral los siguientes principios:

i. Principio de finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

ii.Principio de libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

iii.Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

iv.Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

v.Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas por la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

vi.Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por TRENDY SHOP BTA SAS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

vii.Principio de confidencialidad: TRENDY SHOP BTA SAS, está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación vinculante que origina el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

a)Derechos

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a TRENDY SHOP BTA SAS en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada a TRENDY SHOP BTA SAS, en su condición de responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe está como requisito para el tratamiento, según las excepciones de Ley.
4. Ser informado del uso que les han dado a sus datos personales por TRENDY SHOP BTA SAS, previa solicitud.
5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

b) Legitimación para el ejercicio del derecho del titular.

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de TRENDY SHOP BTA SAS.

2. Por los causahabientes del titular (en los casos que este falte por muerte o incapacidad), quienes deberán acreditar tal calidad.

3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o poder correspondiente.

4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

El Titular de los Datos Personales tendrá el deber de mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de ésta. TRENDY SHOP BTA SAS no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información.

Son deberes de TRENDY SHOP BTA SAS los siguientes:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
4. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
5. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
6. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
8. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
9. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
10. Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular, dentro de los 5 días hábiles siguientes al recibo de la novedad. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
11. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares.
12. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" dentro de los dos días hábiles siguientes a la recepción del reclamo completo.
13. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
14. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
15. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
16. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
17. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
18. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en las leyes.
19. Las demás establecidas por la Ley.

Aviso de privacidad: El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales, cuando no se pueda poner a disposición la política de privacidad. En este documento se comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

A efectos de garantizar en todos los casos, que la autorización incluye la totalidad de elementos que permiten al titular ejercer en debida forma sus derechos, en el aviso de privacidad de TRENDY SHOP BTA SAS debe incluir la siguiente información:

1. Razón social de TRENDY SHOP BTA SAS y sus datos de contacto.
2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
3. Los derechos que le asisten al titular.
4. Los mecanismos dispuestos por TRENDY SHOP BTA SAS para que el titular conozca la política de tratamiento de la información recolectada.
5. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles.

Autorización. La recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de TRENDY SHOP BTA SAS requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de estos. Por tanto, TRENDY SHOP BTA SAS en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando siempre la posibilidad de verificar el otorgamiento de dicha autorización.

 a) Forma y mecanismos para otorgar la autorización:

La autorización se solicitará a más tardar al momento de recolección de los datos personales, esta autorización podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que permita garantizar su posterior consulta. La autorización puede ser otorgada por el titular (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

La formatos y textos de autorización serán emitidos por TRENDY SHOP BTA SAS y serán puestos a disposición del titular, previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102 y sus decretos reglamentarios.

Con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. Los formatos y textos de autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:

1. Identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
2. La mención de la presente política de tratamiento de datos personales y su ubicación en la web institucional.
3. Discriminación de datos personales que se recopilan.
4. Finalidad de los datos personales que recopila.
5. Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados
6. En caso de que se recopilen datos sensibles la indicación del carácter facultativo de suministrar estos datos.

Con dicho procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como también que tiene la opción de conocer cualquier alteración de estos y el uso específico que de ellos se ha dado.

b) Prueba de la autorización:

Las áreas responsables del tratamiento en TRENDY SHOP BTA SAS deben contar con las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo se obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos.

La organización mantendrá los registros en archivo físico o digital, de acuerdo con el modo de adquisición de la autorización para el tratamiento de datos, con el fin de probar la existencia de la misma como mecanismo de garantía del derecho a la intimidad del titular, en atención a lo dispuesto por el artículo 8 del Decreto 1377 de 2013.

c) Eventos en los cuales no es necesaria la autorización del titular de los datos personales.

La autorización del titular de la información no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

El Tratamiento de los datos que se recolecten según se ha dispuesto en la Política de TRENDY SHOP BTA SAS será llevado a cabo y estará vigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos personales y podrá, entre otras:

i) designar a uno o varios encargados del tratamiento de los datos personales,

ii) transferir y/o transmitir los datos personales sujetos a tratamiento a las compañías que hagan parte de su grupo empresarial, esto es, a compañías matrices, filiales o subsidiarias, así como a cualquier otro tercero, dentro o fuera del territorio nacional, bien sean personas jurídicas o naturales, nacionales o extranjeras, aun cuando en el país de ubicación del receptor no se cuenten con normas que establezcan un estándar de protección de datos similares a los vigentes en el territorio nacional.

iii) proporcionar dichos datos personales a agentes, subcontratistas y demás terceros para la consecución de los fines relacionados en al acápite siguiente, y

iv) revelar la información cuando así lo requiera las autoridades debidamente facultadas mediante orden administrativa o judicial.

En general los datos personales serán tratados con fines precontractuales, contractuales, post contractuales, en las relaciones comerciales, civiles y laborales que se originan con ocasión de su objeto social. El manejo de los datos podrá tener fines comerciales, de atención al cliente, mercadeo, capacitación, acreditación, consolidación, organización, actualización, reporte, estadística, administración de los recursos, otorgamiento de beneficios, así como el control y la preservación de la seguridad en TRENDY SHOP BTA SAS.

Se identifican las siguientes bases de datos y su finalidad clasificadas de la siguiente manera:

Tratamiento de datos personales en los Procesos de Gestión de Recursos Humanos, datos de aspirantes y trabajadores.

a) Datos personales de aspirantes y trabajadores.

TRENDY SHOP BTA SAS se compromete a darle un tratamiento apropiado a los datos que sean recolectados en el proceso de gestión de recursos humanos, que respondan a los procedimientos establecidos para la selección de personal, así como en desarrollo de la relación constituida en virtud del contrato laboral. Con la siguiente finalidad:

• Tomar decisiones de reclutamiento y selección, hacer evaluaciones para contratación, hacer investigaciones laborales; solicitar referencias personales y laborales; conformar el archivo de aspirantes; mantener comunicación con el candidato durante el proceso de reclutamiento y selección;
• Realizar investigaciones y exámenes necesarios, entre ellos los psicométricos, médicos, o cualquiera otro que resulte necesario, a fin de determinar la aptitud para el cargo.
• Adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas;
• Validar las condiciones, aptitudes y experiencia frente al cargo para el cual se ha postulado;
• Monitorear la gestión de la relación laboral;
• Dar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones legales derivadas de la obligación laboral;
• Realizar informes y evaluaciones de desempeño;
• Mantener un expediente individual de los trabajadores;
• Verificar referencias académicas, laborales y personales;
• Controlar la seguridad y el acceso a las instalaciones de la empresa;
• Realizar auditorías técnicas, tecnológicas, jurídicas, etc.;
• Consultar antecedentes disciplinarios y/o judiciales;
• Realizar de programas de bienestar laboral

b) Datos de contratistas

En desarrollo de la relación civil constituida con un contratista para la ejecución de una actividad determinada, el proceso de gestión de los recursos solicitará los datos básicos que se requieran para la elaboración del contrato, teniendo en cuenta las disposiciones normativas y las políticas de contratación de TRENDY SHOP BTA SAS en el procedimiento de selección, evaluación y reevaluación de contratistas; lo anterior con la finalidad de:

• Cumplir con obligaciones derivadas de la relación jurídica vigente;
• Adelantar estudios estadísticos;
• Hacer cumplir y/o ejecutar el contrato;
• Realizar evaluaciones sobre la gestión del contrato;
• Realizar los pagos correspondientes;
• Realizar levantamiento de registros contables y/o estadísticos;
• Realizar reportes a autoridades de control y vigilancia;
• Adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas, incluyendo cualquier información relacionada con el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo
• Otros fines administrativos, comerciales y de contacto

c) Datos personales de visitantes

TRENDY SHOP BTA SAS a través de su personal encargado podrá recolectar datos personales de los visitantes que ingresen a las oficinas principales, con el fin de tener un control del personal circulante en caso de una emergencia, con la finalidad de:

• Registrar ingreso y egreso de personal;
• Controlar la seguridad y el acceso a las instalaciones de la empresa;
• Controlar información de Bioseguridad en las instalaciones

Tratamiento de datos personales en el proceso de compras

 a) Datos de Proveedores

TRENDY SHOP BTA SAS en desarrollo de las relaciones comerciales que se establecen con un proveedor para el suministro de bienes y/o servicios, solicitarán los documentos que sean necesarios y pertinentes para desarrollar la mencionada relación, teniendo en cuenta la normatividad vigente y las políticas de contratación de proveedores que cumplan con el procedimiento de selección, evaluación y reevaluación de proveedores.

Lo anterior con la finalidad de:

• Cumplir con obligaciones derivadas de la relación jurídica vigente;
• Adelantar estudios estadísticos;
• Realizar evaluaciones sobre la gestión del contrato;
• Realizar los pagos correspondientes;
• Realizar levantamiento de registros contables y/o estadísticos;
• Realizar reportes a autoridades de control y vigilancia;
• Adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas, incluyendo cualquier información relacionada con el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo
• Otros fines administrativos, comerciales y de contacto

Tratamiento de datos personales en el proceso comercial

 a )Datos personales de clientes

Lo pertinente será aplicable para clientes cuando la comercialización de bienes y servicios ofertados por TRENDY SHOP BTA SAS sean prestados a personas naturales, con la finalidad de:

• Mantener a los Usuarios informados con respecto a cada uno de sus pedidos y despachos.
• Gestionar las peticiones, quejas y reclamaciones, así como dar trámite a las consultas y garantías de los reclamos presentados.
• Implementar estrategias comerciales y de mercadeo que permitan a TRENDY SHOP BTA S.A.S. ofrecer un servicio personalizado de acuerdo con intereses e historial de compras o servicios adquiridos.
• Envío de promociones y material informativo sobre los productos ofrecidos por TRENDY SHOP BTA S.A.S. o sus aliados.

Así mismo los datos personales podrán ser compartidos con terceros con quienes realice alianzas o contratos para fines comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro de su objeto social.

 Tratamiento de imágenes en mecanismos de vigilancia

 TRENDY SHOP BTA S.A.S. cuenta con circuitos de vigilancia en sus instalaciones y tiendas, en donde se realizan grabaciones del personal, así como de terceros que acceden a sus áreas y de éstas se hace grabación, recolección y almacenamiento de imágenes para los fines de brindar seguridad en los sitios, así como herramienta de investigación si se presentan vulneraciones.

Se entiende que el titular de la información ha dado su autorización cuando sea por escrito, oral o mediante conductas inequívocas, es decir, aquellas que no admiten duda o equivocación y que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. El silencio no puede asimilarse a una conducta inequívoca.

En este evento con el fin de recolectar la autorización para el tratamiento de datos personales a través de cámaras se utilizan señales o avisos distintivos en las zonas de videovigilancia, principalmente en las zonas de ingreso, los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos.

Tratamiento de datos sensibles.

Se consideran como datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Entre ellos se encuentran los que revelen de una persona el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

TRENDY SHOP BTA SAS se compromete a proteger la privacidad durante el procesamiento de sus datos personales identificables y sensibles. Por lo tanto, en el evento que de manera expresa los titulares de la información autoricen el uso de datos sensibles, TRENDY SHOP BTA SAS se obliga a hacer uso de estos de conformidad con las reglas establecidas en sus decretos reglamentarios. Frente a eventos de recolección de datos sensibles siempre se procederá garantizando al menos las siguientes acciones:

1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
2. En caso de que el titular se encuentre física o jurídicamente incapacitado, se verificará si el tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del titular y si es así se solicitará a los representantes legales la autorización;
3. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.
4. Obtener consentimiento expreso para el tratamiento de datos sensibles.
5. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

TRENDY SHOP BTA SAS ha designado como persona responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la empresa al Coordinador de Servicio Al Cliente, quien estará disponible para la atención de peticiones, quejas y reclamos por parte de los titulares y queda facultado para gestionar con las áreas respectivas las actualizaciones, rectificación y/o supresión de datos personales a que haya lugar.

a) Derecho de acceso y consultas

El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.

i. De inclusión: El titular podrá incluir datos nuevos a su perfil para ofrecer una imagen completa de su información.

ii. De actualización: El titular podrá solicitar que la información sobre él consignada se actualice, con el fin de garantizar la correspondencia de los datos con la realidad, en desarrollo del principio de veracidad.

Para dar cumplimiento a lo anterior TRENDY SHOP BTA SAS, garantizará el derecho de acceso así:

• El titular podrá conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
• El titular podrá acceder a sus datos personales que están en posesión de TRENDY SHOP BTA SAS.
• El titular podrá conocer las finalidades que justifican el tratamiento de sus datos.

Para el ejercicio del presente derecho TRENDY SHOP BTA SAS será necesario la previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, una vez agotado esto se pondrá a disposición de este, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.

b) Derecho de reclamo.

Los titulares o los autorizados en la presente política que consideren que la información contenida en una de las bases de datos TRENDY SHOP BTA SAS, deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o en la presente política, podrán presentar un reclamo ante TRENDY SHOP BTA SAS, el cual será tramitado por el Coordinador de Servicio Al Cliente conforme al procedimiento que se detallará más adelante.

c) Derecho de supresión de datos

 El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a TRENDY SHOP BTA SAS la supresión de sus datos personales cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

En todo caso podrá solicitar:

i.Exclusión o supresión: El titular podrá solicitar la exclusión o supresión de sus datos personales de una base por uso indebido demostrado o mera liberalidad a excluir información de una base de datos: por uso indebido o mera liberalidad.

ii.Libertad de autorizar: Principal derecho, libertad de autorizar el tratamiento de los datos personales.

Esta supresión implica la eliminación de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros y bases de datos. Sin embargo, TRENDY SHOP BTA SAS no procederá con la supresión de la información y la revocatoria no será válida en los siguientes eventos:

1. Cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la supresión de los datos personales, TRENDY SHOP BTA SAS realizará operativamente lo requerido de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

Procedimiento de peticiones, quejas y reclamos PQR

En atención a lo dispuesto por el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el titular o los causahabientes del titular podrán acceder a la información que sobre él se encuentre incluida en los listados base al interior de la organización a través de los siguientes canales:

1. Vía correo electrónico a la dirección servicioalcliente@trendyshop.com.co , donde se recibirán las solicitudes las cuales deben contener los documentos necesarios que prueben suficientemente la identidad del titular.
2. Personalmente de forma verbal o por escrito, dejando constancia de ello, en la dirección física de la sede principal ubicada en la ciudad de Bogotá en la Avenida Carrera 40 No. 20 A 18; donde se recibirán las peticiones para ejercer los derechos aquí descritos las cuales deben ir dirigidas al Coordinador de Servicio Al Cliente cargo designado para la atención de PQR, en dicha calidad atenderá y resolverá la atención de quejas, consultas y reclamaciones; y escalará en segunda instancia en caso de persistir la inconformidad con la Gerencia Financiera y Planeación Estratégica, quien escuchará y verificará lo solicitado y lo investigado para resolver de fondo la situación conforme a las normas y lo solicitado por el titular.

El documento presentado deberá incluir como mínimo la siguiente información:

• Nombre del titular o causahabiente, acompañado de una copia simple del documento que acredite esta calidad.
• Petición clara referente a la información a la cual desea acceder para consulta.
• Dirección de notificaciones (física o electrónica)

Las peticiones de acceso y consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Procedimiento de quejas y reclamaciones

En atención a lo dispuesto por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el titular o los causahabientes que consideren que la información contenida en los listados base debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el incumplimiento de uno de los deberes contenidos en la norma, podrán presentar solicitud para realizar las modificaciones pertinentes.

La solicitud deberá contener como mínimo la siguiente dirección:

• Identificación del titular
• Una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• Dirección de notificaciones (física o electrónica)
• Documentos que se quiera hacer valer como soportes de la solicitud

La solicitud para realizar la modificación o supresión de los datos podrá ser presentada a través de los medios y canales indicados en el anterior punto.

Los reclamos deben contener los documentos necesarios que prueben suficientemente la identidad del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, si hiciere falta algún documento de los indicados se requerirá al interesado para que dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane y aporte lo necesario. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si por alguna circunstancia TRENDY SHOP BTA SAS recibe un reclamo sobre información personal de cuyo tratamiento no es responsable, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene TRENDY SHOP BTA SAS una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El termino máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho termino se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Informando de todo ello al interesado, dando respuesta puntual a su petición si esta es o no procedente y las acciones implementadas acordes con lo solicitado.

Procedimiento de supresión de datos

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a TRENDY SHOP BTA SAS la supresión de sus datos personales cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros y bases de datos. Sin embargo, TRENDY SHOP BTA SAS no procederá con la supresión de la información y la revocatoria no será válida en los siguientes eventos:

1. Cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la supresión de los datos personales, TRENDY SHOP BTA SAS realizará operativamente lo requerido de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

Para el ejercicio del presente derecho se podrá presentar solicitudes a través de los medios descritos en el primer punto, bien sea por medio de correo electrónico o directamente en las oficinas administrativas de TRENDY SHOP BTA SAS, en comunicación dirigida al Coordinador de Servicio al Cliente.

TRENDY SHOP BTA SAS adoptará las técnicas de seguridad que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad. Sin embargo, TRENDY SHOP BTA SAS no responderá en caso de presentarse una violación a sus sistemas de seguridad cuando medie fuerza mayor o caso fortuito.

 TRENDY SHOP BTA SAS podrá actualizar, modificar o enmendar esta Política de forma discrecional. Cuando se realicen modificaciones o cambios a ésta, se actualizará la fecha de esta, y esa modificación o enmienda será efectiva a partir de la fecha de actualización.

Esta Política recoge y modifica la anterior y entrará en vigor a partir de su publicación el 30 de abril de 2022.

Tanto la Política como las Bases de Datos contentivas de la información suministrada podrá permanecer vigente hasta por el término de duración de la sociedad TRENDY SHOP BTA SAS.